KASO : la gestion de caisse et de magasin 100 % « bio-compatible »

Un beau magasin, agréable, bien situé, dans une zone de chalandise optimale, un personnel compétent et accueillant, un assortiment complet soigneusement sélectionné, une bonne communication. Autant d’éléments a priori suffisant pour garantir le succès probable d’un point de vente. Mais une gestion informatique adaptée est également indispensable. Et quand elle est spécialisée comme avec Kaso, cela devient même un outil de performance.

Incontournable informatique

Elle est bien loin l’époque où gérer un magasin, ses ventes et ses stocks, passait par des cahiers de compte, des fiches de stocks et des reçus de caisse manuels. L’informatique est venue simplifier cela. Mais une simplification qui sous-entend que l’outil doit être adapté, ciblé en fonction des besoins réels, au risque sinon de créer des problèmes que l’on n’aurait pas eu. D’où la nécessité de travailler avec des professionnels qui ne sont pas de simples développeurs de logiciels, mais bien des connaisseurs de l’environnement dans lequel ces logiciels doivent fonctionner. La société Kaso répond parfaitement à cette définition, comme l’explique son directeur commercial Christian Grandière…

« Kaso est un concepteur de logiciels, en fait concepteur d’un logiciel unique, Espace 3000, qui est à la fois un logiciel de caisse et de gestion commerciale du magasin, c’est-à-dire des clients, des fournisseurs, des commandes, du stock… La société a démarré en mars 2013, mais Olivier Perrin, Jean-Emmanuel Roux et moi-même, qui sommes à son origine, nous étions tous les trois employés dans la même société d’informatique depuis des années. Nous sommes ainsi actifs dans le monde de la bio depuis 1991. C’est dès cette époque d’ailleurs qu’Olivier avait développé notre logiciel, qui s’appelait alors déjà Espace 3000, mais qui a bien entendu bien évolué depuis ! ».

Espace 3000 est évidemment adapté à plusieurs types de magasins, mais il est avant tout spécialisé dans la gestion d’un point de vente alimentaire. Kaso ne travaille cependant quasiment qu’avec des magasins bio : 210 sur leurs 250 clients, les autres, venus par relation ou recommandation, ayant des activités commerciales différentes, portant sur d’autres biens de consommation.

De nombreuses chaînes, franchises  ou groupements d’achat reconnus dans le monde de la Bio accordent leur confiance à Kaso.

Pour gérer les ventes et les stocks, les possibilités sont nombreuses, allant de logiciels génériques conçus par des spécialistes de l’informatique d’entreprise proposant des produits standard (gestion commerciale, comptabilité, paie, contacts et suivi clients…) à des programmes conçus par un informaticien de proximité travaillant plus ou moins à la carte. « Pour la gestion informatique d’un magasin spécialisé comme les magasins bio, il n’y a vraiment au final qu’une dizaine de fournisseurs potentiels, estime Christian Grandière. Notre force est que nous avons une expérience ciblée, symbolisée par la confiance que nous avons reçu de chaînes, franchises ou groupements d’achat reconnus dans le monde de la Bio ».

Parmi les « détails » mais qui sont d’importance dans un tel métier, on peut aussi citer le fait que Espace 3000 est agréé pour connecter une balance en caisse. Preuve de la complexité de la chose, Kaso a mis 3 ans pour obtenir cet agrément.

La force d’un professionnel de proximité

Cette spécialisation dans le monde de la bio garantit au point de vente, quelle que soit sa taille, d’innombrables avantages : « Tous les logiciels de vente en magasin ‘‘savent faire la caisse’’, souligne Christian Grandière, mais une des premières spécificités du circuit bio, c’est la prédominance de l’alimentaire. Il faut donc que le logiciel puisse permettre de lire des étiquettes poids/prix, de gérer les multi codes-barres, les lots, les packs, etc. ».
« Mais le vrai plus de notre logiciel, par rapport à certains autres offrant déjà ces spécificités, c’est la gestion de stock. Avec une réelle souplesse, étant les développeurs de notre logiciel, qui permet de répondre à la moindre demande particulière – exemple une carte de fidélité aux conditions atypiques – que nous savons gérer. Si nécessaire, dans la mesure où la problématique est cohérente, nous proposons une solution, pas forcément onéreuse si elle est intégrée dès l’installation du système informatique. C’est un service que les vendeurs de logiciels génériques ne pourront jamais offrir ».

Autre exemple de l’avantage d’avoir recours à une équipe qui est à l’origine même du logiciel, la réactivité et la compétence : « La maintenance est une chose importante pour nous et nous sommes 3 à pouvoir répondre tout au long de la journée, sur une plage horaire élargie. Innombrables sont les magasins qui connaissent des soucis dus aux mises à jour intempestives (encore plus fréquentes depuis Windows 10), à tout moment de la journée, et qui peuvent provoquer un blocage total de la caisse. Imaginez les conséquences, en pleine heure de pointe… Nous savons bien sûr régler rapidement ce type de problème. Ou alors tous les soucis causés par une coupure électrique, par exemple en plein milieu de l’édition d’un ticket de caisse, dont seulement la moitié est enregistrée : dans la plupart des cas, nous savons récupérer l’opération si les fichiers proprement dit ne sont pas endommagés ».

Mais parce que la gestion de stock est une des spécialités de Kaso, là aussi leur expertise et leur proximité peut tirer un magasin d’un bien mauvais pas : « Lors d’un inventaire, ou d’une saisie de commande fournisseur, une mauvaise manipulation en magasin peut faire disparaître le résultat de plusieurs heures de travail. Nous avons dans bien des cas pu récupérer le fichier, au grand soulagement de notre client ! A cela s’ajoutent bien des choses, comme le fait de changer en une seule manipulation un code famille, un code marque ou un code fournisseur, ce qui est loin d’être possible avec tous les logiciels ».

Un support de gestion inestimable

A propos d’ouverture de nouveaux magasins, Kaso offre également une aide précieuse : « Dans notre base informatique, nous avons 80.000 références de produits bio, avec les données provenant de tous les grossistes, ce qui correspond à environ 90 % de l’assortiment standard des produits avec code-barres. Ainsi, lorsqu’un magasin a fait son choix de produits et de fournisseurs, il lui suffit d’envoyer un fichier informatique des codes-barres sélectionnés à Kaso. En retour, il recevra un fichier contenant les poids, les colisages, les références chez les fournisseurs choisis, la désignation, les familles et sous-familles, la TVA, etc. Nous avons créé tous les automatismes pour ouvrir un magasin. Une facilitation énorme qui permet d’être opérationnel dès le 1er jour d’ouverture, valable également en cas de changement de fournisseur informatique », souligne M. Grandière.
Tout cela ne se fait pas au détriment de l’aspect financier, les prix facturés par Kaso étant simplement étalonnés en fonction de la grandeur du magasin et du nombre de lignes de caisses. Mais, point rassurant, le logiciel est toujours le même. L’avantage pour un indépendant de taille réduite est qu’il bénéficie donc du même programme informatique, parfaitement adapté au commerce de détail bio, que celui qui fonctionne dans les enseignes aux points de vente nombreux et avec une quantité de références bien plus grande. Il n’y a pas de version « d’entrée de gamme » limitée qui ne fonctionne plus quand il faut plus de fonctionnalités, comme on le voit souvent avec des logiciels standard. De plus, garant d’une simplicité d’emploi, surtout pour les magasins qui ouvrent, toutes les fonctionnalités offertes sont réellement utiles et adaptées au client, sans option superflue. « C’est du taillé sur mesure », appuie encore M. Grandière.

Prêts pour l’échéance critique du 1er janvier 2018

Cerise sur le gâteau de la compétence et de l’expertise de Kaso, Espace 3000 est déjà conçu pour fonctionner dans le cadre des nouvelles obligations pour les commerçants, liées à la loi de finance 2016. Comme on le sait en effet, à partir du 1er janvier 2018, l’administration fiscale ne tolérera plus que des logiciels conformes aux nouvelles obligations. « Cela implique une historisation des tickets sur 10 ans, des critères stricts supprimant la possibilité de les modifier pour éviter toute fraude à la TVA, entre autres choses. Sur demande de l’Administration, les fichiers devront pouvoir être transmis sous forme électronique sécurisée… Un réel problème pour tous les magasins qui ont des logiciels anciens pour lesquels il n’existe pas de mise à jour, ou dont le fournisseur n’existe plus. Sans parler des programmes créés par des développeurs locaux, qui ne sont pas en mesure réelle de se faire agréer. Et en cas de contrôle – ils vont de toute évidence commencer dès début janvier 2018 – et de non conformité, de lourdes amendes sont prévues ».

Seuls des spécialistes comme Kaso, expérimentés et investis, sont capables de fournir un logiciel conforme à la nouvelle réglementation. Une conformité traduite ainsi par l’attestation de conformité proposée par Kaso : « Cela nous a donné beaucoup de travail et nous en donnera encore beaucoup, car cela va nous apporter beaucoup de nouveaux clients, sourit Christian Grandière. Mais d’un autre côté, notre agrément est aussi une fierté et une reconnaissance de notre compétence, car bien des points rendus obligatoires par la nouvelle norme figuraient déjà dans nos paramètres de base ». Et de conseiller : « Il faut que les magasins se lancent au plus vite dans la mise en conformité, car s’ils attendent trop, ils se trouveront confrontés à un planning tendu de leur fournisseur informatique, avec les risques que cela sous-entend ».

Et tant qu’à faire donc, la meilleure solution est de se tourner vers un partenaire qui offre, en sus de la conformité réglementaire, une véritable prestation adaptée au réseau bio.